Hivatal

A hivatalvezető az igazgató közvetlen alárendeltségébe látja el feladatait.

A Hivatal állományába tartozó beosztottak szakmai tevékenységüket a hivatalvezető közvetlen irányításával látják el.

2.    A Hivatal feladatai
a)    szervezi, illetve végzi az ügyfélszolgálati elektronikus postafiókra érkező levelekkel kapcsolatos teendőket;
b)    végzi a bejelentések, panaszok kivizsgálását;
c)    ellátja a Bács-Kiskun VMKI jogi (peres és nem peres) képviseletét, ezen képviseleti tevékenységét a Bács-Kiskun VMKI működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a BM OKF szakfőosztályával együttműködve végzi;
d)    külön megbízás alapján eljár a Bács-Kiskun VMKI helyi szerveinek peres és nem peres ügyeiben;
e)    véleményezi és ellenjegyzi a Bács-Kiskun VMKI által kötendő szerződések tervezeteit;
f)    véleményezi a Bács-Kiskun VMKI külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
g)    közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben;
h)    értékeli, elemzi az előző évi közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és panaszokat, erről a BM OKF részére jelentést készít;
i)    működteti a minőségirányítási rendszert, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
j)    szervezi a Rendvédelmi Kamara és a Közszolgálati Érdekegyeztető Tanács működésével kapcsolatos feladatokat;
k)    biztosítja az igazgatói döntés végrehajtásának megszervezését;
l)    gyűjti és előkészíti vezetői értekezletre az előterjesztéseket, a háttéranyagokat;
m)    folyamatosan és előzetesen tájékoztatja a sajtószóvivőt a Bács-Kiskun VMKI várható eseményeiről és rendezvényeiről;
n)    javaslatot tesz a Bács-Kiskun VMKI arculatának kialakítására, felelős az arculati terv megvalósításáért;
o)    koordinálja a Bács-Kiskun VMKI ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, azokat felügyeli, illetve részt vesz a szervezésükben;
p)    elkészíti az igazgatói szintű rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
q)    közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
r)    közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a Bács-Kiskun VMKI megjelenésének szervezésében;
s)    szervezi és koordinálja az igazgató által elrendelt értekezleteket, megbeszéléseket, külön utasításra végzi azok dokumentálását;
t)    elkészíti az ünnepségek, állománygyűlések és kiemelt rendezvények vezetői beszédét;
u)    kapcsolatot tart és a közös rendezvények függvényében együttműködik a társszervezetek társadalmi kapcsolatok és kommunikációs szakterületeivel;
v)    elkészíti az éves munkatervhez és a kommunikációs tervhez a rendezvénytervet;
w)    havi rendszerességgel összegyűjti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek által szervezett rendezvények adatait, azokról összesítő táblázatot készít;
x)    gondoskodik reklám-, emlék- és ajándéktárgyak beszerzéséről;
y)    szakterületek kérésére közreműködik kiállítások és más rendezvények megszervezésében, pályázatokat hirdet meg;
z)    előkészíti a Bács-Kiskun VMKI évkönyvét, a szakterületektől beérkezett szakmai anyagok alapján gondoskodik a kiadvány szerkesztéséről, kivitelezéséről, igazgatói döntés szerint a kiadvány terjesztéséről;
aa)    közreműködik a Bács-Kiskun VMKI sajtóközleményeinek, sajtómeghívóinak és sajtó-háttéranyagainak előkészítésében;
bb)    sajtószervezéssel közreműködik a Bács-Kiskun VMKI által rendezett eseményeken, kiemelt ünnepi rendezvényeken, konferenciákon, szakmai versenyeken;
cc)    az informatikai szakterület együttműködésével aktuális tartalommal látja el a Bács-Kiskun VMKI honlapját;
dd)    a BM OKF szakmai iránymutatása alapján szervezi és felügyeli a csapat-emlékszobák kialakítását.